Керівництво по оцінюванню діяльності співробітників

Якщо ви збираєтеся ввести оцінку результативності працівників компанії, хочете проаналізувати систему підприємства або вам потрібно довідкове керівництво, тут ви знайдете все, що необхідно для реалізації цієї мети. Також ми впровадили кілька аспектів, які ви зможете використовувати вже сьогодні для аналізу і оптимізації робочого процесу.

Що являє собою атестація працівників компанії?

Оцінка результатів – точно встановлена формальна система оцінювання, за допомогою якої, керівники компанії та інші зацікавлені особи можуть проаналізувати ефективність роботи співробітників. Основною метою такого моніторингу – є отримання інформації про сильні та слабкі навички конкретних працівників, щоб допомогти в їх подальшому розвитку і вдосконаленні.

Незалежно від методики атестації, чітко спланований алгоритм оцінювання та його використаннясприяють розвитку зворотного зв’язку і прогресивному розвитку підприємства.

Хто здійснює атестацію працівників?

Як правило, атестація проводиться безпосереднім керівником конкретного співробітника, адже він як ніхто інший знає про всі особливості його роботи і важливість для компанії. Рідше аналіз діяльності здійснюється відділом кадрів або навіть директором організації.

Чому огляд ефективності такий важливий?

Аналіз продуктивності має безліч переваг, в тому числі негайної прогресією у веденні бізнесу і поліпшенням продуктивності працівника, якому важливо знати про свої слабкі і сильні сторони – отримана інформація дозволяє йому заповнити прогалини і домогтися кар’єрного росту. Серед інших плюсів оцінювання ефективності роботи:

1.  Координація бізнес-цілей і значення окремих індивідів.

Аналіз результатів дозволяє переконатися в розумінні основної мети таі перспектив компанії, а також в сприйнятті роботи співробітника їм самим. Справа в тому, що ефективність окремого працівника визначає результативність ведення бізнесу.

2.  Чітке трактування посадових обов’язків.

Контроль ефективності діяльності дає можливість працівникам компанії зрозуміти свою роль і дізнатися детальніше про всі нюанси, які їх цікавлять. У разі, коли співробітники і їх керівники можуть чітко відмежовувати посадові функції і повноцінно виконувати їх, ліквідуються будь-які двозначні ситуації. Кожен повинен нести відповідальність за свою професійну діяльність.

3.  Періодичні відгуки про виконану роботу.

Цей фактор дозволяє оптимізувати комунікацію в організації. Відгуки також дозволяють визначити сильні і слабкі сторони співробітників і показують, чого від них очікує компанія. За допомогою контролю ефективності можна не тільки мотивувати працівників компанії на отримання задоволення від роботи,а й стимулювати на нові досягнення і креативні ідеї.

4.  Кар’єрний ріст.

Аналіз роботи співробітника дозволяє в повній мірі структурувати основні цілі для прогресивного розвитку його кар’єри. Оцінювання дозволить формувати додаткові навички, вдосконалювати вже наявні або отримати наставника, що може стати фундаментом для розробки плану наступності посад.

5.  Нагорода за якісно виконану роботу.

Управління результативністю діяльності пропонує впровадження системи заохочень за добре виконану роботу. Винагородою можуть стати додатковий вихідний або премія. Перспектива оцінки роботи вище, ніж «чудово», може стати непоганим стимулом для подальшого розвитку і відмінного виконання покладених обов’язків.

Оптимальний підхід до оцінювання результатів професійної діяльності

Існує безліч методик і технік, за допомогою яких можна здійснювати управління ефективністю роботи, проте їх механізми істотно відрізняються: одні припускають використання системи оцінок, в інших застосовується тактика «питань-відповідей», а треті вважаються вільною формою.

Як і тактика ведення бізнесу у вашій компанії, управління результативністю буде абсолютно відрізнятися від інших систем, адже вона буде визначатися цінностями, цілями і пріоритетами підприємства. При цьому, якісне оцінювання направлено на оптимізацію роботи в організації, підвищення продуктивності, благополуччя і розвитку працівників.

Навіть беручи спільне завдання методик управління ефективністю, деякі тактики можуть викликати зворотний бажаному результат: зникнення мотивації і виникнення бажання здатися. Як правило, традиційне УЕ не подобається ні керівникам, ні співробітникам організації, адже його результатом не стає досягнення поставленої мети у вигляді підвищення продуктивності. У дослідженні, опублікованому в журналі Journal of Industrial and Organizational Psychology йдеться:

  • 95% керівників незадоволені системами управління співробітниками в компанії.
  • 59% співробітників вважають УЕ марною тратою часу і обтяжливим заняттям, а 56% опитаних заявили про відсутність зворотного зв’язку: після проведення оцінювання їм не сказали, що саме потрібно поліпшити або виправити.
  • Приблизно 90% керівників відділу кадрів вважають інформацію, отриману в результаті УЕ, недостовірною.

Саме тому виникла необхідність переглянути систему управління і внести в неї зміни. Найкраща тактика УЕ передбачає впровадження постійного зворотного зв’язку, щоб усунути необхідність концентруватися і витрачати час на аналіз помилок річної давнини. Дослідження Джоша Берсін показують, що приблизно 75% багатонаціональних організацій починають впроваджувати цю систему управління.

Якою має бути атестація?

Забезпечення безперервної зворотного зв’язку не тільки гарантує більш достовірний аналіз діяльності, але і більше орієнтований на перспективу, сприяння кар’єрному зростанню і розвитку співробітника. Замість стандартного оцінювання, фундаментом якого є минулі результати, основою є сприйняття працівника як індивіда зі своїми особливостями з метою максимального розкриття потенціалу.

Традиційна система УЕБезперервний зворотний зв’язок
Орієнтація на минулі показникиОрієнтація на розвиток потенціалу співробітника
Метрики і спадна спрямованістьУзгоджені цілі
Використання для аналізу тільки рейтингів менеджерівБагатостороннє оцінювання (клієнти / колеги / підлеглі / керівництво)
Кратність: раз на рікКратність: мінімум щоквартально
Керівник: відділ кадрівУправління здійснюється безпосереднім керівником співробітника

Впровадження постійного зворотного зв’язку не виключає використання вимірювань і звітності – змінюється їх значення. Метрики дозволяють як керівникам, так і співробітникам ясно оцінити ситуацію і побудувати подальший план дій. За допомогою вимірювань можна також визначити пріоритетність певних завдань для оптимального розвитку бізнесу.

Головна мета – досягнення балансу в усіх робочих аспектах: якість, кількість, економічна доцільність і своєчасність. Також важливо, щоб співробітник міг оцінити очікування, які покладає на нього керівництво, і бути впевненим, що успішно зможе досягти необхідного результату. Очікування від роботи повинні відповідати таким критеріям:

  • відповідність з посадовими обов’язками;
  • чіткість і ясність;
  • конкретність;
  • вимірювання, щоб була можливість перевірити проміжний результат;
  • своєчасність;
  • досяжність;
  • спрямованість на розвиток навичок і підвищення продуктивності.

Як визначити головні цілі при проведенні атестації?

Якщо говорити про цілі співробітників – найголовнішим є баланс. Завдання не повинні бути дуже простими, так як співробітник не може повноцінно себе проявити, і не буде відчувати себе задоволеним, адже більшості людей подобається отримувати виклик і перевіряти свої здібності. Таким чином, у працівника з’явиться можливість отримати нові навички та вдосконалити старі. При цьому, занадто складні завдання можуть викликати зворотний ефект, усуваючи будь-яку мотивацію: працівник витратить всі сили, намагаючись досягти поставленої мети, або ж зовсім вважатиме її нездійсненною.

Результативні цілі повинні затверджуватися колегіально співробітником і керівником. Вони повинні відповідати критеріям SMART (конкретність, вимірність, досяжність, актуальність і своєчасність). Необхідно також проведення регулярних бесід для визначення подальшої тактики реалізації мети і визначення способів підтримки співробітника в її досягненні.

Приклади атестації: основні питання

Незалежно від моделі, з якою ви вирішили працювати, впровадження безперервного зворотного зв’язку із застосуванням чітких і позитивних формулювань, стане ключем до результативного і продуктивного оцінювання. Формування відгуків про діяльність вимагає від керівників і зацікавлених осіб конструктивної критики, ретельного аналізу і надання висновків, які будуть сприяти розвитку співробітника.

Критерії визначаються розміром, масштабами і культурою організації. Для того, щоб почати оцінювання співробітників своєї компанії, зверніть увагу на наступні області:

Спрямованість на досягнення цілей

  • Чи ставить людина перед собою складні завдання.
  • Чи надає допомогу колегам для досягнення їхніх цілей.
  • Чи формує в своїй роботі пріоритети, ґрунтуючись на потребах компанії і її клієнтів.
  • Перешкоджають досягненню цілей різні проблеми і складності.

Наявність лідерських якостей

  • Враховує людина думку інших членів команди під час прийняття рішення, або ж грунтується виключно на своїй позиції.
  • Чи надає допомогу колегам у вирішенні проблем, пов’язаних з роботою.
  • Чи надає підзвітність своїх співробітників про досягнення певних цілей.

Комунікація

  • Є активним слухачем.
  • Адаптує спілкування під вимоги аудиторії.
  • Лаконічно і структуровано викладає свої думки.

Робота в команді

  • Ефективно взаємодіє з іншими членами команди.
  • Забезпечує об’єктивний, структурований і конструктивний зворотній зв’язок співробітникам.
  • Шанобливо ставиться до колег, підлеглих і керівництва.
  • Цінує особливості кожної людини і її відмінності від інших.
  • Бере активну участь у вирішенні робочих завдань, активно слухає.

Культура

  • Щодня живе цінностями організації.
  • Є своєрідною рольовою моделлю.
  • Забезпечує позитивну робочу атмосферу.

Інформація для проведення атестації може відрізнятися в залежності від посади індивідуума і безпосередньо компанії, однак підготувати кілька універсальних питань не буде зайвим. Наприклад:

  • Які сторони Суб’єкта є найсильнішими / слабкими, яких зусиль він / вона може докласти для свого подальшого розвитку і прогресування на посаді?
  • Що є найбільшою перспективою і потенціалом Суб’єкта, і які дії він / вона може зробити для їх вдосконалення?

У складанні критеріїв оцінювання співробітників вам можуть допомогти безкоштовні шаблони оцінки управління ефективністю,які ви можете завантажити з сайту Qualtrics.

Підготовка до проведення атестації

Якщо ви є керівником команди і вам доручили провести атестацію своїх підлеглих, скоріш за все, у вас є певний алгоритм аналізу роботи співробітників. При цьому вам все ще слід ретельно підготуватися до оцінювання, щоб воно пройшло якомога простіше і ефективніше.

Виділіть на атестацію окремий час

Оцінювання – відповідальне завдання, під час якого вас не повинні відволікати з будь-яких інших питань. Краще розставте пріоритети і розподіліть завдання таким чином, щоб мінімізувати ймовірність того, що вам необхідно буде займатися іншими справами під час бесіди зі співробітником або зовсім відкласти атестацію на інший час. Так ви створите репутацію відповідального менеджера, для якого огляд є таким же важливим, як і для співробітника.

Аналіз інформації про враження працівника

Перед бесідою перегляньте і проаналізуйте дані, отримані під час попередньої зустрічі. Таким чином, ви зможете відновити в пам’яті теми минулого огляду, ключові моменти розмови і його висновки.

Отримання і надання зворотного зв’язку

Виділіть достатню кількість часу, щоб обговорити зі співробітником всі необхідні моменти. Також ви можете взяти з собою ноутбук або блокнот, щоб робити невеликі позначки, які можуть стати в нагоді під час наступної бесіди.

Будьте готові до кривих куль

Ви не зобов’язані повідомляти працівникові інформацію, яку б він не знав про свою роботу, проте він може торкнутися питання, про які ви не обізнані. З огляду на те, що атестація є дискусію тет-а-тет, огляд може стати нагодою обговорити певні теми або новини. Хоч ці питання можуть і не ставитися безпосередньо до оцінювання роботи співробітника, будьте чемні і уважні до його слів і, при необхідності, відкладіть розмову на інший час.

Пастки оцінювання, яких краще остерігатися

При плануванні або зміні своєї системи оцінювання роботи співробітників, ви можете разюче знизити витрати часу і ресурсів, якщо будете інформовані про наступне:

1.  Втрата взаємозв’язку між метою та процесом.

Вам слід знати достовірно, чи визначає мету вашої системи УЕ процес: це дозволяє при необхідності внести корективи. Ключовим моментом є розуміння, наскільки добре цілі вашої компанії корелюють з щоденними завданнями окремих команд і працівників.

2.  Культура зворотного зв’язку.

Якщо вона ще досконально не сформована або знаходиться тільки на початковому етапі розвитку, вам краще витратити час і сили, щоб пояснити співробітникам важливість впровадження цієї системи. Таким чином ви успішно зможете ввести  культуру зворотного зв’язку на своєму підприємстві і домогтися довіри до цього механізму взаємодії.

3.  Відмова від залучення зацікавлених осіб.

Залучення бізнес-лідерів і високопоставлених осіб до управління ефективністю роботи спочатку приверне увагу, підвищить кредит довіри і збільшить інтерес з боку співробітників.

4.  Відсутність мережі підтримки.

Ще на самому початку впровадження проекту слід продумати подальші дії і передбачити зворотний зв’язок. Вже на ранньому етапі варто встановити очікування для співробітників і менеджерів, щоб вони в будь-який момент могли звернутися за допомогою до компетентної людини.

5.  Недолік комунікації.

Успішну систему управління ефективності роботи неможливо уявити без комунікації. Ключовим моментом є прозорість і чесність по обидва боки.

6.  Незацікавленість.

Можна не чекати успішності від впровадження УЕ в разі, якщо залучені в цей процес люди ставляться до нього абсолютно байдуже. Співробітники відчувають байдуже ставлення керівництва до зворотного зв’язку і починають ставитися до системи дзеркально. Менеджери зобов’язані забезпечувати контроль, належну підтримку і навчати своїх підлеглих для отримання бажаного результату.

Альтернативні варіанти отримання зворотного зв’язку

Для багатьох підприємств атестації вважаються найбільш результативним способом отримання відгуків співробітників і механізмом зворотного зв’язку. При цьому зростання бізнесу, отримання нового досвіду і розуміння важливості досвіду працівників компанії зумовлюють появу нових методик.

Система «360 градусів»

Система«360 градусів» дозволяє отримати комплексне уявлення про працівника завдяки збору інформації про нього від його колег, підлеглих і керівників. У деяких випадках в цю характеристику включаються дані від клієнтів, постачальників або консультантів, які періодично взаємодіють з цією людиною. Таким чином, методика «360 градусів» дозволяє отримати найбільш повний обсяг інформації про співробітника, його потенціал і компетенції.

Безперервний зворотний зв’язок

Для деяких підприємств є прийнятним використання системи разового відкликання. При цьому завжди існує ризик відсутності розуміння співробітниками їх потенціалу та прогресування в спеціальності, над чим варто працювати ретельніше і які навички слід поліпшити. Система може підійти тільки для «молодих» і невеликих організацій.

Імпульсні опитування

Імпульсні опитування вважаються не такими масштабними і відрізняються від інших методів вивченням виключно зворотного зв’язку. При цьому, вимір окремих тем і контенту не здійснюється. Така форма зворотного зв’язку вважається «золотою» серединою між щорічним проведенням аналізу діяльності співробітників організації і постійною підтримкою.

Методика передбачає проведення атестації раз на місяць або квартал. Найчастіше імпульсні опитування асоціюються з отриманням даних про залучення співробітників в робочий процес, проте їх також можна застосовувати для зворотного зв’язку і в інших напрямках: з їх допомогою можна швидко знайти ефективне рішення.

Чи варто вам включати систему «360 градусів» в свою атестацію?

«360 відгуків» – збір анонімної інформації і оцінок про співробітника, його професійної діяльності та інших ключових характеристик від великої кількості людей, які з ним взаємодіяли. До такого кола осіб найчастіше ставляться: колеги, підлеглі, керівники, менеджери, клієнти, постачальники. У деяких випадках в комплекс аналізу включається і самооцінка.

Використання системи «360» викликає деякі розбіжності в аспекті її використання для оцінки результативності роботи окремих співробітників. Існує думка, що застосування зворотного зв’язку «360» може зруйнувати її значення для розвитку, так як опитування можуть бути недостатньо відвертими, а оцінки можуть бути суб’єктивними і неточними. У деяких випадках система «360 градусів» може спричинити за собою і адміністративні наслідки, наприклад, зміна розміру заробітної плати або перспективи кар’єрного росту в організації.

Головним завданням системи «360 відгуків» є розвиток працівників, проте все частіше її використовують для оцінки управління ефективності. Грамотне використання інформації, отриманої в ході опитування, може стати корисним не тільки для співробітника, але і для компанії в цілому.

І звичайно атестацію і будь-який вид оцінки можна автоматизувати за допомогою Websoft HCM.

Оставьте комментарий

Последние записи

Що таке Синхронне навчання

Схема синхронного навчання має на увазі під собою передачу інформації викладачем (коучем, тренером) групі, яка навчаэться в установленому режимі реального

Подробнее »
Мероприятия
Вопросы?

Хотите узнать больше?

Свяжитесь с нами, чтобы мы могли ответить на вопросы и/или провести для Вас презентацию нашего продукта.







    Happy business woman with coworkers meeting

    Отримайте інформацію по електронним курсам!


      Happy business woman with coworkers meeting

      Получите информацию по курсам для СДО!


        Happy business woman with coworkers meeting

        Заказать презентацию СДО Webtutor





          Happy business woman with coworkers meeting

          Получите консультацию по Websoft HCM!


            Happy business woman with coworkers meeting

            Получите консультацию по E-Staff Рекрутер!