Керівництво з оцінювання діяльності співробітників

Якщо ви збираєтеся запровадити оцінку результативності працівників компанії, хочете проаналізувати систему підприємства або вам потрібен довідковий посібник, тут ви знайдете все, що необхідно для реалізації цих цілей. Також ми впровадили кілька аспектів, які ви зможете використовувати вже сьогодні для аналізу та оптимізації робочого процесу.

Що являє собою атестація працівників компанії?

Оцінка результатів – точно встановлена формальна система оцінювання, за допомогою якої керівники компанії та інші зацікавлені особи можуть проаналізувати ефективність роботи співробітників. Основною метою такого моніторингу є отримання інформації про сильні та слабкі навички конкретних працівників, щоб допомогти в їхньому подальшому розвитку та вдосконаленні.Незалежно від методики атестації, чітко спланований алгоритм оцінювання та його використання сприяють розвитку зворотного зв’язку і прогресивному розвитку підприємства.

Хто здійснює атестацію працівників?

Як правило, атестація проводиться безпосереднім керівником конкретного співробітника, адже він як ніхто інший знає про всі особливості його роботи і важливість для компанії. Рідше аналіз діяльності здійснюється відділом кадрів або навіть директором організації.

Чому огляд ефективності такий важливий?

Аналіз продуктивності має безліч переваг, зокрема негайну прогресію у веденні бізнесу і поліпшення продуктивності співробітника, якому важливо знати про свої слабкі та сильні сторони – отримана інформація дає змогу заповнити прогалини та домогтися кар’єрного зростання. Серед інших плюсів оцінювання ефективності роботи:

1.  Координація бізнес-цілей і значення окремих індивідуумів.

Аналіз результатів дає змогу переконатися в розумінні основних цілей і перспектив компанії, а також у сприйнятті роботи співробітника ним самим. Річ у тім, що ефективність окремого працівника визначає результативність ведення бізнесу.

2.  Чітке трактування посадових обов’язків.

Контроль ефективності діяльності дає можливість працівникам компанії зрозуміти свою роль і дізнатися детальніше про всі нюанси, які їх цікавлять. У разі, коли співробітники та їхні керівники можуть чітко відмежовувати посадові функції та повноцінно виконувати їх, ліквідуються будь-які двозначні ситуації. Кожен повинен нести відповідальність за свою професійну діяльність.

3.  Періодичні відгуки про виконану роботу.

Цей фактор дає змогу оптимізувати комунікацію в організації. Відгуки також дають змогу визначити сильні та слабкі сторони співробітників і показують, чого від них очікує компанія. За допомогою контролю ефективності можна не тільки мотивувати працівників компанії на отримання задоволення від виконуваної роботи, а й стимулювати на нові досягнення та креативні ідеї.

4.  Кар’єрне зростання.

Аналіз роботи співробітника дає змогу повною мірою структурувати основні цілі для прогресивного розвитку його кар’єри. Оцінювання дасть їм змогу формувати додаткові навички, удосконалювати вже наявні або отримати наставника, що може стати фундаментом для розроблення плану наступності посад.

5.  Нагорода за якісно виконану роботу.

Управління результативністю діяльності пропонує впровадження системи заохочень за добре виконану роботу. Винагородою можуть стати додатковий вихідний або премія. Перспектива оцінки роботи вище, ніж “чудово”, може стати непоганим стимулом для подальшого розвитку та відмінного виконання покладених обов’язків.

Оптимальний підхід до оцінювання результатів професійної діяльності

Існує безліч методик і технік, за допомогою яких можна здійснювати управління ефективністю роботи, проте їхні механізми суттєво відрізняються: одні передбачають використання системи оцінок, в інших застосовується тактика “запитань-відповідей”, а треті вважаються вільною формою.

Як і тактика ведення бізнесу у вашій компанії, управління результативністю абсолютно відрізнятиметься від інших систем, адже вона визначатиметься цінностями, цілями та пріоритетами підприємства. При цьому якісне оцінювання спрямоване на оптимізацію роботи в організації, підвищення продуктивності, благополуччя та розвитку працівників.

Навіть приймаючи загальне завдання методик управління ефективністю, деякі тактики можуть спричинити зворотний бажаному результат: зникнення мотивації та виникнення бажання здатися. Як правило, традиційне управління ефективністю не припадає до смаку ані керівникам, ані співробітникам організації, адже його результатом не стає досягнення поставленої мети у вигляді підвищення продуктивності. У дослідженні, яке опубліковано в журналі Journal of Industrial and Organizational Psychology йдеться:

  • 95% керівників незадоволені системами управління співробітниками в компанії.
  • 59% співробітників вважають управління ефективністю марною тратою часу і обтяжливим заняттям, а 56% опитаних заявили про відсутність зворотного зв’язку: після проведення оцінювання їм не сказали, що саме потрібно поліпшити або виправити.
  • Приблизно 90% керівників відділу кадрів вважають інформацію, отриману в результаті управління ефективністю, недостовірною. Саме тому виникла потреба переглянути систему управління та внести до неї зміни.

Якою має бути атестація?

Забезпечення безперервного зворотного зв’язку не лише гарантує більш достовірний аналіз діяльності, а й більше орієнтований на перспективу, сприяння кар’єрному зростанню та розвитку співробітника. Замість стандартного оцінювання, фундаментом якого є минулі результати, основою є сприйняття працівника як індивідуума зі своїми особливостями з метою максимального розкриття потенціалу.

Традиційна система управління ефективністюБезперервний зворотний зв’язок
Орієнтація на минулі показникиОрієнтація на розвиток потенціалу співробітника
Метрики та низхідна спрямованістьУзгоджені цілі
Використання для аналізу тільки рейтингів менеджерівБагатостороннє оцінювання (клієнти/колеги/підлеглі/начальство)
Кратність: раз на рікКратність: мінімум щоквартально
Керівник: відділ кадрівУправління здійснюється безпосереднім керівником співробітника

Впровадження постійного зворотного зв’язку не виключає використання вимірювань і звітності – змінюється їхнє значення. Метрики дають змогу як керівникам, так і співробітникам чітко оцінити ситуацію і побудувати подальший план дій. За допомогою вимірювань можна також визначити пріоритетність певних завдань для оптимального розвитку бізнесу.

Головна мета – досягнення балансу в усіх робочих аспектах: якість, кількість, економічна доцільність і своєчасність. Також важливо, щоб співробітник міг оцінити очікування, які покладає на нього керівництво, і бути впевненим, що успішно зможе досягти необхідного результату. Очікування від роботи мають відповідати таким критеріям:

  • відповідність посадовим обов’язкам;
  • чіткість і ясність;
  • конкретність;
  • вимірюваність, щоб була можливість перевірити проміжний результат;
  • своєчасність;
  • досяжність;
  • спрямованість на розвиток навичок і підвищення продуктивності.

Як визначити головні цілі під час проведення атестації?

Якщо говорити про цілі співробітників, найголовнішим є баланс. Завдання не повинні бути дуже простими, оскільки співробітник не зможе повноцінно себе проявити, і не почуватиметься задоволеним, адже більшості людей подобається отримувати виклик і перевіряти свої здібності. Таким чином, у працівника з’явиться можливість отримати нові навички та вдосконалити старі. При цьому надто складні завдання можуть справляти зворотний ефект, усуваючи будь-яку мотивацію: працівник витратить усі сили, намагаючись досягти поставленої мети, або ж зовсім вважатиме її нездійсненною.

Результативні цілі мають затверджуватися колегіально співробітником і керівником. Вони мають відповідати критеріям SMART (конкретність, вимірність, досяжність, актуальність і своєчасність). Необхідно також проведення регулярних бесід для визначення подальшої тактики реалізації мети і визначення способів підтримки співробітника в її досягненні.

Приклади атестації: основні запитання

Незалежно від моделі, з якою ви вирішили працювати, впровадження безперервного зворотного зв’язку із застосуванням чітких і позитивних формулювань, стане ключем до результативного і продуктивного оцінювання. Формування відгуків про діяльність вимагає від керівників і зацікавлених осіб конструктивної критики, ретельного аналізу та надання висновків, які сприятимуть розвитку співробітника.

Критерії визначаються розміром, масштабами та культурою організації. Для того, щоб почати оцінювання співробітників своєї компанії, зверніть увагу на такі сфери:

Спрямованість на досягнення цілей

  • Чи ставить людина перед собою складні завдання.
  • Чи надає допомогу колегам для досягнення їхніх цілей.
  • Чи формує у своїй роботі пріоритети, ґрунтуючись на потребах компанії та її клієнтів.
  • Чи перешкоджають досягненню цілей різні проблеми та складнощі.

Наявність лідерських якостей

  • Чи враховує людина думку інших членів команди під час ухвалення рішення, або ж ґрунтується виключно на своїй точці зору.
  • Чи надає допомогу колегам у вирішенні проблем, пов’язаних із роботою.
  • Чи надає підзвітність своїх співробітників про досягнення певних цілей.

Комунікація

  • Є активним слухачем.
  • Адаптує спілкування під вимоги аудиторії.
  • Лаконічно та структуровано викладає свої думки.

Робота в команді

  • Ефективно взаємодіє з іншими членами команди.
  • Забезпечує об’єктивний, структурований і конструктивний зворотний зв’язок співробітникам.
  • Шанобливо ставиться до колег, підлеглих і керівництва.
  • Цінує особливості кожної людини та її відмінності від інших
  • Бере активну участь у вирішенні робочих завдань, активно слухає.

Культура

  • Щодня живе цінностями організації.
  • Є своєрідною рольовою моделлю.
  • Забезпечує позитивну робочу атмосферу.

Інформація для проведення атестації може відрізнятися залежно від посади індивідуума та безпосередньо компанії, однак підготувати кілька універсальних запитань не буде зайвим. Наприклад:

  • Які сторони Суб’єкта є найсильнішими/слабкими, яких зусиль він/вона може докласти для свого подальшого розвитку та прогресування на посаді?
  • Що є найбільшою перспективою і потенціалом Суб’єкта, і які дії він/вона може зробити для їхнього вдосконалення?

У складанні критеріїв оцінювання співробітників вам можуть допомогти безоплатні шаблони оцінки управління ефективністю, які ви можете завантажити з сайту Qualtrics.

Підготовка до проведення атестації

Якщо ви є керівником команди і вам доручили провести атестацію своїх підлеглих, скоріш за все, у вас є певний алгоритм аналізу роботи співробітників. При цьому вам все ще слід ретельно підготуватися до оцінювання, щоб воно пройшло якомога простіше і гладко.

Виділіть на атестацію окремий час

Оцінювання – відповідальне завдання, під час якого вас не повинні відволікати з будь-яких інших питань. Краще розставте пріоритети і розподіліть завдання таким чином, щоб мінімізувати ймовірність того, що вам необхідно буде зайнятися іншими завданнями під час бесіди зі співробітником або зовсім відкласти атестацію на інший час. Так ви створите репутацію відповідального менеджера, для якого огляд є таким же важливим, як і для співробітника.

Аналіз інформації про враження працівника

Перед бесідою перегляньте та проаналізуйте дані, отримані під час попередньої зустрічі. Таким чином ви зможете відновити в пам’яті теми минулого огляду, ключові моменти розмови та її висновки.

Отримання та надання зворотного зв’язку

Виділіть достатню кількість часу, щоб обговорити зі співробітником усі необхідні моменти. Також ви можете взяти з собою ноутбук або блокнот, щоб робити невеликі позначки, які можуть стати в нагоді під час наступної бесіди.

Будьте готові до кривих куль

Ви не зобов’язані повідомляти працівникові інформацію, яку б він не знав про свою роботу, однак він може торкнутися питань, про які ви не обізнані. З огляду на те, що атестація являє собою дискусію тет-а-тет, огляд може стати можливістю обговорити певні теми або новини. Хоч ці питання можуть і не стосуватися безпосередньо оцінювання роботи співробітника, будьте чемні й уважні до його слів і, за потреби, відкладіть бесіду на інший час.

Пастки оцінювання, яких краще остерігатися

Плануючи або змінюючи свою систему оцінювання роботи співробітників, ви можете разюче знизити витрати часу і ресурсів, якщо будете обізнані про таке:

1.  Втрата взаємозв’язку між метою і процесом.

Вам слід знати достовірно, чи визначає мета вашої системи УЕ процес: це дає змогу за потреби внести корективи. Ключовим моментом є розуміння, наскільки добре цілі вашої компанії корелюють зі щоденними завданнями окремих команда і працівників.

2.  Культура зворотного зв’язку.

Якщо вона ще досконально не сформована або перебуває лише на початковому етапі розвитку, вам краще витратити час і сили, щоб пояснити співробітникам важливість впровадження цієї системи. У такий спосіб ви успішно зможете запровадити культуру зворотного зв’язку на своєму підприємстві й домогтися довіри до цього механізму взаємодії.

3. Відмова від залучення зацікавлених осіб.

Залучення бізнес-лідерів і високопоставлених осіб до управління ефективністю роботи від самого початку приверне увагу, підвищить кредит довіри і збільшить інтерес з боку співробітників.

4. Відсутність мережі підтримки.

Ще на самому початку впровадження проєкту слід продумати подальші дії та передбачити зворотний зв’язок. Уже на ранньому етапі варто встановити очікування для співробітників і менеджерів, щоб вони в будь-який момент могли звернутися по допомогу до компетентної людини.

5.  Брак комунікації.

Успішну систему управління ефективності роботи неможливо уявити без комунікації. Ключовим моментом є прозорість і чесність з обох сторін.

6.  Незацікавленість.

Можна не чекати успішності від упровадження управління ефективності в разі, якщо залучені в цей процес люди ставляться до нього абсолютно байдуже. Співробітники відчувають байдуже ставлення керівництва до зворотного зв’язку і починають ставитися до системи дзеркально.  Менеджери зобов’язані забезпечувати контроль, належну підтримку і навчати своїх підлеглих для отримання бажаного результату.

Альтернативні варіанти отримання зворотного зв’язку

Для багатьох підприємств атестації вважаються найрезультативнішим способом отримання відгуків співробітників і механізмом зворотного зв’язку. Водночас зростання бізнесу, отримання нового досвіду і розуміння важливості досвіду працівників компанії зумовлюють появу нових методик.

Оцінка 360 градусів

Система “360 градусів” дає змогу отримати комплексне уявлення про співробітника завдяки збору інформації про нього від його колег, підлеглих і керівників. У деяких випадках до цієї характеристики включаються дані від клієнтів, постачальників або консультантів, які періодично взаємодіють із цією людиною. Таким чином, методика “360 градусів” дає змогу отримати найповніший обсяг інформації про співробітника, його потенціал і компетенції.

Безперервний зворотний зв’язок

Для деяких підприємств є прийнятним використання системи разового відгуку. При цьому завжди існує ризик відсутності розуміння співробітниками їхнього потенціалу та прогресування у спеціальності, над чим варто попрацювати ретельніше та які навички слід покращити. Система може підійти тільки для “молодих” і невеликих організацій.

Імпульсні опитування

Імпульсні опитування вважаються не настільки масштабними і відрізняються від інших методів вивченням виключно зворотного зв’язку. При цьому вимірювання окремих тем і контенту не здійснюється. Така форма зворотного зв’язку вважається “золотою” серединою між щорічним проведенням аналізу діяльності співробітників організації та постійною підтримкою.

Методика передбачає проведення атестації раз на місяць або квартал. Найчастіше імпульсні опитування асоціюються з отриманням даних про залученість співробітників до робочого процесу, проте її також можна застосовувати для зворотного зв’язку і в інших напрямках: з її допомогою можливо швидко знайти ефективне рішення.

Чи варто вам включати систему “360 градусів” у свою атестацію?

“360 градусів” – збір анонімної інформації та оцінок про співробітника, його професійну діяльність та інші ключові характеристики від великої кількості людей, які з ним взаємодіяли. До такого кола осіб найчастіше належать: колеги, підлеглі, керівники, менеджери, клієнти, постачальники. У деяких випадках до комплексу аналізу включається і самооцінка.

Використання системи “360” викликає деякі розбіжності в аспекті її використання для оцінки результативності роботи окремих співробітників. Існує думка, що застосування зворотного зв’язку “360” може зруйнувати його значення для розвитку, оскільки опитувані можуть бути недостатньо відвертими, а оцінки можуть бути суб’єктивними та неточними. У деяких випадках система “360 градусів” може спричинити й адміністративні наслідки, наприклад, зміну розміру заробітної плати або перспективи кар’єрного зростання в даній організації.

Головним завданням системи “360 відгуків” є розвиток працівників, проте дедалі частіше її використовують для оцінювання управління ефективності. Грамотне використання інформації, отриманої під час опитування, може стати корисним не тільки для співробітника, а й для компанії загалом.

Насамкінець хочу додати, що атестацію та будь-який вид оцінювання можна автоматизувати за допомогою Coloris HRM.

Залиште коментар

Останні записи

Ефективна адаптація співробітників: Підходи, Міфи та Практичні Рекомендації

Чому важлива ефективна адаптація співробітників Ефективна адаптація нових співробітників – це ключовий елемент успіху будь-якої компанії. Здатність швидко інтегрувати нових

Детальніше »

Використання ChatGPT для спрощеного створення сценаріїв електронних курсів: Посібник для менеджерів корпоративного електронного навчання

Вступ Огляд ChatGPT та його потенціалу у створенні сценаріїв електронних курсів ChatGPT, або Chat-based Generative Pre-trained Transformer, – це передова

Детальніше »
Питання?

Хочете дізнатися більше?

Зв’яжіться з нами, щоб ми могли відповісти на запитання та/або провести для Вас презентацію нашого продукту.










    Отримайте консультацію щодо Recuite!

      Happy business woman with coworkers meeting

      Отримайте консультацію щодо Coloris HRM!

        Happy business woman with coworkers meeting

        Отримайте інформацію по електронним курсам!

          [hidden TITLE "Лід - SCORM курси]

          Happy business woman with coworkers meeting

          Получите информацию по курсам для СДО!

            [hidden TITLE "Лид - SCORM курсы]

            Happy business woman with coworkers meeting

            Замовити презентацію Coloris LMS